Qu’est-ce que le CIF en Espagne et comment l’obtenir ?

Pour faire des affaires en Espagne, il faut bien comprendre le système fiscal, notamment en ce qui concerne le numéro CIF (Código de Identificación Fiscal). Que vous ayez l’intention de travailler, d’investir dans l’immobilier ou de collaborer avec des entreprises espagnoles, il est indispensable de vous familiariser avec ces détails. Précisons ce qu’est le numéro CIF, son importance pour les personnes morales en Espagne et les démarches à effectuer pour l’obtenir.

Qu’est-ce que le numéro CIF ?

Historiquement, le CIF, ou Código de Identificación Fiscal, servait de numéro d’identification fiscale pour les personnes morales (telles que les entreprises, les sociétés et diverses formes d’organisation) en Espagne. Le terme CIF a été officiellement remplacé par le NIF (Número de Identificación Fiscal) à la suite d’une modification réglementaire en 2008. Toutefois, l’ancienne désignation continue d’être largement utilisée dans la pratique, ce qui peut prêter à confusion sur le plan pratique. L’acronyme CIF se réfère uniquement aux entités fiscales, et non aux entrepreneurs individuels ou aux travailleurs indépendants qui exercent leur activité en tant que personnes physiques. Dans la suite de cet article, nous ferons référence au CIF en tant que NIF.

Si vous êtes un entrepreneur individuel ou un travailleur indépendant en Espagne, votre DNI (Documento Nacional de Identidad) deviendra automatiquement votre NIF personnel. Cela signifie que vous partagerez le même numéro pour votre identité légale que pour les impôts et la facturation. En fait, il n’y a pas de différence entre un numéro DNI et un numéro NIF si vous opérez en tant qu’individu. Toutefois, si vous êtes propriétaire d’une entreprise, celle-ci aura un NIF différent pour représenter cette entité.

Le numéro NIF d’une « entreprise » consiste en un code unique combinant des lettres et des chiffres. Il commence généralement par une lettre, allant de A à W (à l’exclusion des lettres I, O et U), suivie d’une séquence de chiffres. Chaque lettre correspond à un type spécifique d’entité juridique, par exemple :

• A : sociétés publiques : A29268166
• B : sociétés à responsabilité limitée : B29268166
• J : coopératives : J29268166
• G : partenariats civils : ESG29268166

Les deux premiers caractères après la lettre initiale indiquent souvent la province où la personne morale est constituée. Dans l’exemple ci-dessus, 29 représenterait Málaga : les deux premiers chiffres de son code postal. Suite à la normalisation européenne, le NIF est généralement précédé du code pays « ES ».

En Espagne, contrairement à d’autres pays, il n’est pas délivré de numéro de TVA distinct, puisque le NIF remplit également cette fonction. Sans NIF, vous ne pouvez pas émettre de facture en Espagne. En Espagne, toutes les entreprises sont assujetties à la TVA dès le premier jour, à moins que votre activité ne soit exonérée de TVA. Il n’y a pas de seuil de revenu pour la TVA en Espagne. Toutes les entreprises doivent présenter des déclarations de TVA trimestrielles ou mensuelles, quel que soit le revenu qu’elles génèrent. En effet, votre NIF est également votre numéro de TVA espagnol.

Qui a besoin d’un numéro NIF ?

Si vous envisagez de créer une entreprise en Espagne, que ce soit par le biais d’un commerce traditionnel, d’un partenariat ou d’une succursale, vous aurez besoin d’un numéro NIF. Il ne s’agit pas seulement d’une exigence ; c’est un élément essentiel qui indique votre capacité à opérer dans le cadre juridique et fiscal espagnol. Le NIF permet aux entreprises espagnoles d’employer du personnel et de mener à bien des opérations commerciales telles que la facturation, les déclarations fiscales et les paiements d’impôts, l’ouverture de comptes bancaires et la rédaction de contrats. Sans cela, il n’est pas possible d’opérer en tant qu’entreprise.

Comment obtenir un numéro NIF en Espagne pour votre entreprise ?

L’obtention d’un numéro NIF est un processus qui comporte plusieurs étapes, qu’il est possible de franchir en faisant preuve de diligence et en bénéficiant de conseils appropriés :

Étape 1 : préparez vos documents

Avant de vous rendre au bureau provincial des impôts, assurez-vous d’avoir tous les documents nécessaires en main. En règle générale, les documents requis sont les suivants :

• Un formulaire de demande rempli, dénommé « Modelo 036 ».
• Une preuve de l’identité du représentant légal (carte d’identité ou passeport en cours de validité).
• Un document attestant de l’existence de la société, indiquant des détails essentiels tels que le nom légal de l’entreprise, son adresse, sa nationalité, sa date de constitution, son représentant légal et ses activités.
• Il est prudent de vérifier si des documents supplémentaires spécifiques à votre entité commerciale ou à des entreprises non résidentes sont nécessaires.

Étape 2 : allez au bureau provincial des impôts

Identifiez le bureau provincial des impôts (Delegación de Hacienda) correspondant à la municipalité où votre entreprise est située ou prévoit d’opérer. Cette étape implique une présence physique, soit par un représentant de l’entreprise, soit par un conseiller fiscal agréé agissant en votre nom.

Étape 3 : soumettez votre demande

Une fois arrivé au bureau des impôts, vous devrez présenter les documents rassemblés ainsi que le formulaire Modelo 036 dûment rempli. Veillez à ce que la demande soit correctement remplie afin d’éviter tout retard ou rejet.

Étape 4 : recevez votre numéro NIF provisoire

Si la demande est acceptée, le bureau des impôts attribuera un numéro NIF provisoire. Cela vous permet de commencer vos activités commerciales en Espagne pendant que le numéro NIF permanent est en cours de traitement.

Étape 5 : activation du numéro NIF permanent

Le numéro NIF provisoire sera remplacé par un numéro permanent lorsque le bureau des impôts aura achevé son processus de vérification. Il s’agit généralement de s’assurer de l’existence juridique de la société et de son éligibilité à des fins fiscales en Espagne. Le numéro NIF permanent indique que votre entreprise est en parfaite conformité avec les exigences fiscales et juridiques espagnoles, ce qui lui permet d’exercer un plus grand nombre d’activités et de transactions commerciales.

Points clés à retenir

• Précision et exhaustivité : assurez-vous que tous les documents soumis sont exacts et complets afin d’éviter tout retard de traitement.
• Délais : l’ensemble du processus, de la demande à la réception de votre numéro NIF permanent, peut prendre plusieurs semaines.
• Aide professionnelle : compte tenu de la complexité des lois fiscales et des barrières linguistiques, le recours à un cabinet de conseil fiscal professionnel peut rationaliser le processus et garantir la conformité et l’efficacité.

Comment obtenir un numéro NIF en Espagne en tant qu’entrepreneur individuel ?

La procédure d’obtention du numéro d’identification fiscale espagnol en tant que personne physique varie en fonction de votre statut et de vos besoins, mais elle est en fait liée à l’obtention de votre numéro d’identification espagnol :

• Ressortissants espagnols : si vous êtes citoyen, le DNI est votre identifiant de base que vous pouvez obtenir au poste de police le plus proche (sur rendez-vous). Lorsque vous obtiendrez la nationalité espagnole, vous recevrez cette carte d’identité dans le cadre de la procédure de naturalisation. Votre numéro DNI deviendra également votre numéro NIF.
• Résidents : pour les résidents n’ayant pas la nationalité espagnole, le NIE sert non seulement de pièce d’identité mais aussi de NIF pour les impôts espagnols. Notre guide complet explique comment obtenir votre NIE. Cela s’applique aux non-résidents possédant une propriété en Espagne ou aux personnes demandant un visa de résidence.

Le gouvernement espagnol reconnaît que dans certaines situations, il peut être difficile ou impossible d’obtenir un NIE. Dans ce cas, vous pouvez demander un NIF temporaire directement à l’agence fiscale espagnole (AEAT) si vous êtes un étranger qui ne peut pas obtenir de NIE. Il s’agirait en fait d’un NIF non résident.

Naviguer dans les méandres du système fiscal d’un nouveau pays peut s’avérer décourageant. Heureusement, des cabinets de conseil spécialisés offrent une aide précieuse. De l’accompagnement dans le processus de demande du NIF aux conseils sur la création d’une entreprise en Espagne, les conseillers fiscaux peuvent vous apporter les connaissances et le soutien dont vous avez besoin pour une entrée en douceur et conforme sur le marché espagnol. En vous associant à des professionnels de la fiscalité expérimentés, vous protégez votre entreprise contre les écueils imprévus liés à la conformité et vous gagnez en clarté dans le respect des lois locales. Parlez dès aujourd’hui à des professionnels de la fiscalité expérimentés.