Cos’è un CIF in Spagna e come ottenerlo

Fare affari in Spagna richiede una solida conoscenza del sistema fiscale, soprattutto quando si tratta del numero CIF (Código de Identificación Fiscal). Che tu abbia intenzione di lavorare, investire in proprietà o impegnarti con aziende spagnole, familiarizzare con questi dettagli è una necessità. Chiariamo cos’è il numero CIF, la sua importanza per le persone giuridiche in Spagna e i passaggi da seguire per ottenerlo.

Cos’è il numero CIF?

Storicamente, il CIF, o Código de Identificación Fiscal, fungeva da numero di identificazione fiscale per le persone giuridiche (come società, aziende e varie forme organizzative) in Spagna. Il termine CIF è stato ufficialmente sostituito dal NIF (Número de Identificación Fiscal) a seguito di una modifica normativa del 2008. Tuttavia, la prima denominazione continua ad essere ampiamente utilizzata nella pratica, quindi può creare confusione in termini pratici. L’acronimo CIF si riferisce solo alle entità fiscali, non alle imprese individuali o ai liberi professionisti che operano come individui. Faremo ora riferimento a CIF come NIF per il resto di questo articolo.

Se sei un’impresa individuale o un libero professionista in Spagna, il tuo DNI (Documento Nacional de Identidad) diventerà automaticamente il tuo NIF personale. Ciò significa che condividerai lo stesso numero per la tua identità legale come ai fini della tassazione e della fatturazione. In sostanza, non vi è alcuna differenza tra un DNI e un numero NIF se si apre un’azienda come individuo. Tuttavia, se possiedi un’azienda, la tua azienda avrà un NIF diverso per rappresentare tale entità.

Un numero NIF “aziendale” è costituito da un codice univoco che combina lettere e numeri. In genere, inizia con una lettera, che va da A a W (escluse le lettere I, O e U), seguita da una sequenza di cifre. Ogni lettera corrisponde a un tipo specifico di persona giuridica, ad esempio:

• A: Enti pubblici: A29268166
• B: Società a responsabilità limitata: B29268166
• J: Cooperative: J29268166
• G: Società civile: ESG29268166

I primi due caratteri dopo la lettera iniziale indicano spesso la provincia in cui è costituita la persona giuridica. Nell’esempio sopra 29 rappresenterebbe Malaga: le prime due cifre del suo codice postale. A seguito della standardizzazione europea, il NIF è solitamente preceduto dal codice paese “ES”.

In Spagna, a differenza di altri paesi, non viene rilasciato un numero di partita IVA separato poiché il NIF serve anche a questo scopo. Senza un NIF non potrai emettere una fattura in Spagna. In Spagna, tutte le aziende sono registrate ai fini IVA sin dal primo giorno, a meno che la tua attività non sia esente da IVA. In Spagna non ci sono soglie di reddito IVA. Tutte le aziende devono presentare dichiarazioni IVA trimestrali o mensili, indipendentemente dal reddito che stanno generando. A tutti gli effetti, il tuo NIF è anche il tuo numero di partita IVA spagnolo.

Chi richiede un numero NIF?

Se hai intenzione di avviare una società in Spagna, attraverso regolari scambi commerciali, partnership o stabilendo una presenza con una filiale, avrai bisogno di un numero NIF. Non è solo un requisito; è una componente essenziale che indica la tua capacità di operare all’interno dei quadri legali e fiscali spagnoli. Il NIF consente alle aziende in Spagna di impiegare personale e svolgere efficacemente operazioni commerciali come fatturazione, dichiarazioni dei redditi e pagamenti delle imposte, apertura di conti bancari e redazione di contratti. Senza di esso non è possibile operare come azienda.

Come ottenere un numero NIF in Spagna per la tua azienda

L’acquisizione di un numero NIF è un processo che prevede diversi passaggi, che possono essere gestiti con la dovuta diligenza e una guida appropriata:

Passaggio 1: raccogli la documentazione

Prima di recarti all’Ufficio tributario provinciale, assicurati di avere tutti i documenti necessari in mano. In genere, i documenti richiesti includono:

• Un modulo di domanda compilato, noto come “Modelo 036”.
• Prova dell’identità del rappresentante legale (carta d’identità o passaporto in corso di validità).
• Un certificato di buona reputazione per la società, che delinea i dettagli essenziali come la ragione sociale, l’indirizzo, la nazionalità, la data di costituzione, il rappresentante legale e le attività della società.
• È prudente verificare la presenza di qualsiasi documentazione aggiuntiva che potrebbe essere richiesta, specifica per la tua azienda o società non residenti.

Passaggio 2: visita l’Ufficio tributario provinciale

Identifica l’Ufficio tributario provinciale (Delegación de Hacienda) pertinente al comune in cui si trova la tua attività o prevede di operare. Questo passaggio prevede la presenza fisica, da parte di un rappresentante dell’azienda o di un consulente fiscale autorizzato che agisce per tuo conto.

Passaggio 3: invia la tua candidatura

Una volta all’Ufficio tributario, dovrai inviare i documenti raccolti insieme al modulo Modelo 036 compilato. Assicurarsi che la domanda sia compilata in modo accurato per evitare ritardi o rifiuti.

Passaggio 4: ricevi il tuo numero NIF provvisorio

In caso di esito positivo, l’Ufficio tributario emetterà un numero NIF provvisorio. Ciò consente di avviare le operazioni commerciali in Spagna mentre viene elaborato il numero NIF permanente.

Passaggio 5: attivazione del numero NIF permanente

Il numero NIF provvisorio sarà sostituito con uno permanente dopo che l’Ufficio tributario avrà completato il suo processo di verifica. Ciò comporta solitamente l’accertamento dell’esistenza legale della società e della sua ammissibilità ai fini fiscali in Spagna. Il numero NIF permanente indica la piena conformità della tua azienda ai requisiti fiscali e legali spagnoli, consentendo una gamma più ampia di attività e transazioni commerciali.

Punti chiave da ricordare

• Accuratezza e completezza: assicurati che tutti i documenti inviati siano accurati e completi per evitare ritardi nell’elaborazione.
• Intervallo di tempo: l’intero processo dalla richiesta alla ricezione del numero NIF permanente può richiedere diverse settimane, quindi pianifica di conseguenza.
• Assistenza professionale: considerando la complessità delle leggi fiscali e delle barriere linguistiche, rivolgersi a uno studio di consulenza fiscale professionale può semplificare il processo, garantendo conformità ed efficienza.

Come ottenere un numero NIF in Spagna come impresa individuale

Il processo per ottenere il tuo numero di identificazione fiscale spagnolo come individuo varia a seconda del tuo stato e delle tue esigenze, ma è effettivamente collegato all’ottenimento del tuo numero di identificazione spagnolo:

• Cittadini spagnoli: se sei un cittadino, il DNI è il tuo documento identificativo di base ottenuto presso la stazione di polizia più vicina (è richiesto un appuntamento). Dopo aver ricevuto la cittadinanza spagnola, ti verrà rilasciato questo documento d’identità come parte del processo di cittadinanza. Il tuo numero DNI diventerà anche il tuo numero NIF.
• Residenti: per i residenti senza nazionalità spagnola, il NIE serve non solo come documento d’identità, ma anche come NIF ai fini fiscali spagnoli. La nostra guida completa descrive in dettaglio come proteggere il tuo NIE. Ciò si applica ai non residenti con proprietà spagnole o alle persone che richiedono un visto di residenza.

Il governo spagnolo riconosce alcune situazioni in cui l’acquisizione di un NIE può essere impegnativa o impossibile. In questi casi, puoi richiedere un NIF temporaneo direttamente all’agenzia delle entrate spagnola (AEAT) se sei uno straniero che non può ottenere un NIE. Questo sarebbe effettivamente un NIF non residente.

Navigare nelle complessità del sistema fiscale di un nuovo paese può essere scoraggiante. Fortunatamente, le consulenze specializzate offrono un’assistenza preziosa. Dal guidarti attraverso il processo di richiesta del NIF alla consulenza sulla creazione di un’attività in Spagna, i consulenti fiscali possono fornire le conoscenze e il supporto di cui hai bisogno per un ingresso regolare e conforme nel mercato spagnolo. Collaborando con professionisti fiscali esperti, proteggi la tua attività da insidie di conformità impreviste e ottieni chiarezza nell’aderire alle leggi locali. Contatta oggi stesso professionisti fiscali esperti.