Wat is een CIF in Spanje en hoe verkrijg ik deze?

Zakendoen in Spanje vereist een goed begrip van het belastingstelsel, vooral als het gaat om het CIF-nummer(Código de Identificación Fiscal). Of u nu van plan bent om te werken, te investeren in vastgoed of zaken te doen met Spaanse bedrijven, het is noodzakelijk om bekend te zijn met deze details. Laten we uitleggen wat het CIF-nummer is, wat het belang ervan is voor rechtspersonen in Spanje en welke stappen u moet nemen om er een te krijgen.

Wat is het CIF-nummer?

Historisch gezien diende de CIF, of Código de Identificación Fiscal, als fiscaal identificatienummer voor rechtspersonen (zoals bedrijven, vennootschappen en verschillende organisatievormen) in Spanje. De term CIF is officieel vervangen door de NIF (Número de Identificación Fiscal) na een wijziging in de regelgeving in 2008. De eerste benaming wordt in de praktijk echter nog steeds veel gebruikt, waardoor het in de praktijk verwarrend kan zijn. De afkorting CIF verwijst alleen naar fiscale entiteiten, niet naar eenmanszaken of freelancers die handelen als individu. In de rest van dit artikel zullen we naar CIF verwijzen als NIF.

Als u een eenmanszaak of freelancer in Spanje bent, wordt uw DNI(Documento Nacional de Identidad) automatisch uw persoonlijke NIF. Dit betekent dat u hetzelfde nummer deelt voor uw wettelijke identiteit als voor belasting- en factureringsdoeleinden. In wezen is er geen verschil tussen een DNI- en een NIF-nummer als u handelt als individu. Als u echter eigenaar bent van een bedrijf, zal uw bedrijf een andere NIF hebben om die entiteit te vertegenwoordigen.

Een 'bedrijfs' NIF-nummer bestaat uit een unieke code die letters en cijfers combineert. Meestal begint het met een letter, variërend van A tot W (met uitzondering van de letters I, O en U), gevolgd door een reeks cijfers. Elke letter komt bijvoorbeeld overeen met een specifiek type rechtspersoon:

• A: Overheidsbedrijven: A29268166
• B: Besloten vennootschappen: B29268166
• J: Coöperaties: J29268166
• G: Burgerlijke partnerschappen: ESG29268166

De eerste twee tekens na de beginletter geven vaak de provincie aan waar de rechtspersoon is opgericht. In het bovenstaande voorbeeld staat 29 voor Málaga: de eerste twee cijfers van de postcode. Volgens de Europese standaardisatie wordt de NIF meestal voorafgegaan door de landcode'ES'.

In Spanje wordt, in tegenstelling tot sommige andere landen, geen apart btw-nummer uitgegeven omdat het NIF ook voor dit doel dient. Zonder NIF kunt u geen factuur uitreiken in Spanje. In Spanje moeten alle bedrijven vanaf de eerste dag btw-geregistreerd zijn, tenzij uw activiteit is vrijgesteld van btw. Er zijn geen btw-inkomensdrempels in Spanje. Alle bedrijven moeten elk kwartaal of elke maand btw-aangifte doen, ongeacht de inkomsten die ze genereren. Voor alle duidelijkheid: uw NIF is ook uw Spaanse btw-nummer.

Wie heeft een NIF-nummer nodig?

Als u van plan bent om een bedrijf op te richten in Spanje, via reguliere handel, partnerschappen of een vestiging, heeft u een NIF-nummer nodig. Het is niet alleen een vereiste; het is een essentieel onderdeel dat aangeeft dat u in staat bent om binnen de Spaanse juridische en fiscale kaders te werken. De NIF stelt bedrijven in Spanje in staat om personeel in dienst te nemen en bedrijfsactiviteiten uit te voeren, zoals facturering, belastingaangifte en -betaling, het openen van bankrekeningen en het opstellen van contracten. Zonder een bedrijf kunt u niet werken.

Hoe krijgt uw bedrijf een NIF-nummer in Spanje?

Het verkrijgen van een NIF-nummer is een proces dat uit verschillende stappen bestaat, die met de nodige zorgvuldigheid en de juiste begeleiding kunnen worden doorlopen:

Stap 1: verzamel uw documentatie

Zorg ervoor dat u al het nodige papierwerk bij de hand hebt voordat u naar het provinciale belastingkantoor gaat. De vereiste documenten zijn onder andere:

• Een ingevuld aanvraagformulier, bekend als 'Model 036'.
• Bewijs van de identiteit van de wettelijke vertegenwoordiger (een geldige identiteitskaart of paspoort).
• Een certificaat van goede reputatie voor het bedrijf, met essentiële gegevens zoals de wettelijke naam, het adres, de nationaliteit, de oprichtingsdatum, de wettelijke vertegenwoordiger en de activiteiten van het bedrijf.
• Het is verstandig om te controleren of er aanvullende documentatie vereist is die specifiek is voor jouw bedrijfsentiteit of voor bedrijven die niet in Nederland gevestigd zijn.

Stap 2: bezoek de provinciale belastingdienst

Zoek het provinciale belastingkantoor(Delegación de Hacienda) dat relevant is voor de gemeente waar u bedrijf is gevestigd of van plan is te gaan werken. Voor deze stap is fysieke aanwezigheid vereist, ofwel door een vertegenwoordiger van het bedrijf ofwel door een bevoegde belastingadviseur die namens u optreedt.

Stap 3: uw aanvraag indienen

Op het belastingkantoor moet u de verzamelde documenten samen met het ingevulde formulier Modelo 036 indienen. Zorg ervoor dat de aanvraag nauwkeurig is ingevuld om vertragingen of afwijzingen te voorkomen.

Stap 4: ontvang uw voorlopige NIF-nummer

Na succesvolle indiening zal de Belastingdienst een voorlopig NIF-nummer toekennen. Hierdoor kunt u beginnen met uw bedrijfsactiviteiten in Spanje terwijl het permanente NIF-nummer wordt verwerkt.

Stap 5: activering van permanent NIF-nummer

Het voorlopige NIF-nummer wordt vervangen door een permanent nummer nadat de belastingdienst het verificatieproces heeft voltooid. Dit houdt meestal in dat het juridische bestaan van het bedrijf moet worden vastgesteld en dat het bedrijf in aanmerking komt voor belastingdoeleinden in Spanje. Het permanente NIF-nummer geeft aan dat ue bedrijf volledig voldoet aan de Spaanse fiscale en wettelijke vereisten, waardoor een breder scala aan zakelijke activiteiten en transacties mogelijk is.

Belangrijke punten

• Nauwkeurigheid en volledigheid: zorg ervoor dat alle ingediende documenten juist en volledig zijn om vertragingen in de verwerking te voorkomen.
• Tijdsbestek: het hele proces van aanvraag tot ontvangst van uw permanente NIF-nummer kan enkele weken in beslag nemen, dus plan hier rekening mee.
• Professionele hulp: gezien de complexiteit van de belastingwetgeving en taalbarrières kan het inschakelen van een professioneel belastingadvieskantoor het proces stroomlijnen en zorgen voor naleving en efficiëntie.

Hoe een NIF-nummer verkrijgen in Spanje als eenmanszaak

Het proces voor het verkrijgen van uw Spaanse fiscaal identificatienummer als particulier varieert afhankelijk van uw status en behoeften, maar het is in feite gekoppeld aan het verkrijgen van uw Spaanse identificatienummer:

• Spaanse staatsburgers: als u een burger bent, is de DNI uw basisidentificatie die u kunt krijgen op het dichtstbijzijnde politiebureau (afspraak vereist). Als u de Spaanse nationaliteit krijgt, krijgt u deze ID als onderdeel van het burgerschapsproces. uw DNI-nummer wordt ook uw NIF-nummer.
• Bewoners: voor inwoners zonder Spaanse nationaliteit dient de NIE niet alleen als identificatie, maar ook als NIF voor Spaanse belastingdoeleinden . Onze uitgebreide gids laat u zien hoe u uw NIE kunt aanvragen. Dit geldt voor niet-ingezetenen met Spaans vastgoed of personen die een verblijfsvisum aanvragen.

De Spaanse overheid erkent bepaalde situaties waarin het verkrijgen van een NIE een uitdaging kan zijn of niet mogelijk is. In deze gevallen kunt u rechtstreeks bij de Spaanse belastingdienst (AEAT) een tijdelijke NIF aanvragen als u een buitenlander bent die geen NIE kan krijgen. Dit zou in feite een niet-ingezeten NIF zijn.

Navigeren door de complexiteit van het belastingstelsel van een nieuw land kan ontmoedigend zijn. Gelukkig bieden gespecialiseerde adviesbureaus waardevolle hulp. Van begeleiding bij de NIF-aanvraagprocedure tot advies over het opzetten van een bedrijf in Spanje, belastingadviseurs kunnen u de kennis en ondersteuning bieden die u nodig heeft om soepel en volgens de regels de Spaanse markt te betreden. Door samen te werken met ervaren belastingprofessionals beschermt u uw bedrijf tegen onvoorziene valkuilen op het gebied van naleving en krijgt u duidelijkheid over de naleving van lokale wetten. Neem vandaag nog contact op met ervaren belastingprofessionals.