Wat is een NIE, waarom heb ik er een nodig en hoe krijg ik er een?

Uw NIE is een identiteitsnummer voor buitenlanders (Número de Identidad de Extranjeros). Het is een uniek en niet-overdraagbaar persoonlijk identificatienummer. Hoewel het vaak wordt omschreven als een soort ‘persoonlijke postcode’ om de uniciteit ervan te benadrukken, is het belangrijk te begrijpen dat het NIE-nummer zelf levenslang hetzelfde blijft en niet verloopt. Het blijft permanent aan jou gekoppeld, zelfs als je Spanje verlaat. Het papieren NIE-certificaat (het fysieke document) daarentegen kan een beperkte geldigheidsduur hebben. In sommige gevallen moet je het document vernieuwen of opnieuw laten uitgeven, om je bestaande, permanente NIE-nummer te blijven aantonen.

Uw NIE is geen bewijs van uw verblijf in Spanje. Als je van plan bent om permanent in Spanje te wonen, moet je ook een aanvraag doen voor een legale verblijfsstatus, wat inhoudt dat je een apart document moet verkrijgen — zoals een Tarjeta de Identidad de Extranjeros (TIE) voor burgers van buiten de EU, of een Registratiecertificaat voor EU-burgers. Meer informatie hierover vind je in ons artikel: Een verblijfsvergunning krijgen in Spanje: een uitgebreide handleiding.

Waarvoor dient een NIE in Spanje?

Iedereen die in Spanje woont, heeft een identiteitsnummer. Voor Spaanse staatsburgers is dit het DNI (Documento Nacional de Identidad, ofwel nationaal identiteitsdocument). Op hun DNI-kaart staat een uniek identificatienummer, dat tegelijk fungeert als hun NIF (Número de Identificación Fiscal). Voor buitenlanders is dit het NIE-nummer (Número de Identidad de Extranjero), dat indien nodig ook geldt als hun fiscaal identificatienummer (NIF) voor belastingdoeleinden. Om verwarring te voorkomen hebben alle Spanjaarden daarnaast een paspoort met een ander nummer dat uitsluitend voor reisdoeleinden wordt gebruikt.

Het NIE-nummer begint met een letter (X, Y of Z), gevolgd door zeven cijfers en eindigt met een controleletter. Historisch gezien begonnen NIE-nummers die vóór juli 2008 werden afgegeven met een ‘X’, daarna met een ‘Y’, en meer recentelijk met een ‘Z’. Je moet je NIE vermelden op allerlei soorten officiële documenten. Denk aan contracten (zoals arbeids- of huurovereenkomsten), bankgegevens, aanvraagformulieren, aankoop van onroerend goed, belastingaangiftes en inschrijving bij de sociale zekerheid.

Ook buitenlanders die niet in Spanje wonen hebben een NIE nodig als ze een transactie in Spanje willen uitvoeren. Dit kan onder andere gaan om de aankoop van een vakantiehuis of beleggingspand, het kopen van een auto, het openen van een niet-residentenbankrekening of het doen van een investering. U heeft ook een NIE nodig om een bedrijf te openen in Spanje, zelfs als je er niet van plan bent te gaan wonen zodra het operationeel is.

NIE en bijbehorende documenten

Het is belangrijk om een onderscheid te maken tussen het permanente NIE-nummer en de geldigheid van het NIE-certificaat of de bijbehorende verblijfsdocumenten. Het NIE-nummer zelf is uniek, persoonlijk en permanent; het verloopt niet en blijft levenslang aan de persoon verbonden, zelfs als deze Spanje verlaat. Het fysieke NIE-certificaat (het papieren document) heeft echter vaak een beperkte geldigheidsduur. Hoewel nieuwere certificaten mogelijk geen expliciete vervaldatum vermelden, kunnen sommige instanties toch vragen om een recent uitgegeven certificaat of een geactualiseerde gegevensverklaring. Dit betekent dat een "vernieuwing" van het document nodig kan zijn, maar niet van het nummer zelf.

Er bestaat een veelvoorkomend misverstand dat er twee vormen van NIE zijn: één voor niet-ingezetenen en één voor ingezetenen. Er is slechts één vorm van NIE, en deze wordt toegekend voor het doel waarvoor je het aanvraagt, of dat nu voor activiteiten als niet-ingezetene is of voor inschrijving als ingezetene in Spanje. Je NIE is geen bewijs van verblijf, noch is het op enigerlei wijze gekoppeld aan je verblijfsstatus; het is simpelweg een officieel identificatienummer. Dit geldt zowel voor EU- als voor niet-EU-burgers.

Niet-EU-burgers die langer dan 3 maanden in Spanje verblijven

Niet-EU-burgers die langer dan 3 maanden in Spanje willen wonen, moeten eerst een NIE aanvragen voordat ze een legale verblijfsvergunning in Spanje kunnen aanvragen. Zodra ze hun NIE-nummer hebben, kunnen ze een TIE aanvragen (Tarjeta de Identidad de Extranjeros), waarop hetzelfde NIE-nummer staat.

Een TIE-kaart is het bewijs van legaal verblijf in Spanje. Meer informatie over hoe u deze aanvraagt, vindt u in ons artikel TIE: wat is het, wie heeft deze nodig en hoe krijg ik er een?.

EU-burgers die langer dan 3 maanden in Spanje verblijven

EU-burgers die van plan zijn langer dan 90 dagen in Spanje te wonen, moeten zich inschrijven bij het Centraal Register voor Buitenlanders. Na registratie ontvangen zij een certificaat, vaak het ‘groene certificaat’ genoemd, dat als bewijs van verblijf in Spanje dient. Je hoeft niet eerst een NIE (Nationale Identiteitsnummer voor Buitenlanders) aan te vragen. Bij het verkrijgen van het ‘groene certificaat’ wordt namelijk ook een NIE-nummer toegekend.

Het is mogelijk dat je al een NIE hebt, bijvoorbeeld als je die eerder voor andere doeleinden hebt aangevraagd. In dat geval krijg je geen nieuw NIE-nummer, want deze nummers blijven levenslang hetzelfde. Hoe u een registratiebewijs aanvraagt, leest u in ons artikel Wat is een 'groen certificaat', wie heeft dit nodig en hoe krijg ik er een?

Een NIE aanvragen in Spanje

De belangrijkste stappen voor het verkrijgen van een NIE zijn grotendeels hetzelfde voor zowel EU- als niet-EU-burgers, met enkele belangrijke verschillen in de vereiste identificatie:

1. Bepaal waar je de aanvraag doet:
   • In Spanje: Je kunt de aanvraag indienen bij een lokaal Bureau voor Buitenlanders (Oficina de Extranjeros) of bij een politiebureau (Comisaría de Policía) dat buitenlandse documenten behandelt.
   • Vanuit het buitenland: Je kunt de aanvraag indienen bij een Spaans consulaat of ambassade in je land van verblijf.
2. Verzamel de benodigde documenten:
   • Aanvraagformulier (EX-15): Dit is het standaardformulier voor alle NIE-aanvragen. Het wordt aanbevolen het formulier online in te vullen, te printen en te ondertekenen. Je moet duidelijk in het Spaans aangeven wat de economische, professionele of sociale reden is voor het aanvragen van de NIE. Hier kun je een Engelstalige handleiding vinden om het formulier in te vullen.
   • Geldige identificatie:
     • Voor EU-burgers: Origineel en een kleurenkopie van een geldig paspoort of identiteitskaart (kopieer zowel de voor- als achterkant).
     • Voor niet-EU-burgers: Origineel en een kleurenkopie van de biografische gegevenspagina van een geldig paspoort.
   • Bewijs van doel: Je moet documenten overleggen die aantonen waarom je de NIE nodig hebt. Dit kan een arbeidsovereenkomst, bevestiging van inschrijving bij een Spaanse onderwijsinstelling, een koopcontract van een woning (bijvoorbeeld een ‘arras’-contract) of andere relevante documenten zijn.
   • Bewijs van adres (indien aanvraag in Spanje): Een document dat je adres in Spanje aantoont is vereist. Dit kan een huurcontract, een recente energierekening of een ‘certificado de empadronamiento’ (bewijs van inschrijving bij de gemeente) zijn.
   • Bewijs van betaling van administratieve kosten (Modelo 790 Code 012): Bewijs van betaling van de administratiekosten is verplicht. Het bedrag is ongeveer €10. Bewaar het door de bank afgestempelde betalingsbewijs als definitief bewijs, vooral als je contant hebt betaald.
   • Pasfoto’s: Hoewel niet overal verplicht, kan het zijn dat sommige regio’s of consulaten twee recente pasfoto’s vragen. Het is verstandig deze alvast te regelen.
   • Vertaalde en gelegaliseerde documenten: Alle buitenlandse documenten die niet in het Spaans zijn, moeten officieel vertaald worden door een beëdigd vertaler (‘traductor jurado’) en, indien vereist, geapostilleerd zijn om de geldigheid in Spanje te garanderen. Meertalige standaard EU-formulieren hoeven doorgaans niet vertaald of geauthenticeerd te worden.
   • Aanvragen via een vertegenwoordiger: Als iemand namens jou de aanvraag doet, moet die persoon het originele en een kopie van zijn of haar identiteitsbewijs of paspoort laten zien, samen met een geapostilleerde volmacht waarin expliciet staat dat hij of zij gemachtigd is om de NIE-aanvraag in te dienen.
   • Voor minderjarigen of handelingsonbekwame personen: Een kopie van het familieboek, geboortecertificaat of voogdijdocument moet worden overlegd, samen met het geldige paspoort of ID van de ouder of voogd.
3. Afspraak maken (Cita Previa):
   • In Spanje: Voor NIE-aanvragen is meestal een voorafgaande afspraak nodig. Afspraak maken gebeurt doorgaans online via de officiële overheidswebsite voor immigratie of via de Nationale Politie (Policía Nacional) in jouw regio. Het kan soms enkele weken duren om een afspraak te krijgen, vaak 3-4 weken van tevoren, afhankelijk van de vraag en locatie.
   • Vanuit het buitenland: Neem contact op met het dichtstbijzijnde Spaanse consulaat voor hun specifieke afsprakenprocedure, aangezien deze per locatie kunnen verschillen. Sommige consulaten hebben ook specifieke inloopuren.
4. Dien de aanvraag in:
   • Kom op de afgesproken dag op tijd met alle originele documenten, kopieën daarvan, het ingevulde EX-15 formulier en het betalingsbewijs van de kosten.
   • Wees voorbereid om extra informatie te geven of vragen te beantwoorden over de aanvraag. Soms worden er ook vingerafdrukken genomen tijdens de afspraak.
5. Ontvang je NIE:
   • Nadat de aanvraag is verwerkt, wordt de NIE meestal binnen enkele dagen tot enkele weken uitgegeven. In bepaalde regio’s of onder specifieke omstandigheden kan het zelfs dezelfde dag nog worden afgegeven.
   • De NIE wordt vaak per e-mail naar de aanvrager gestuurd, dus het is belangrijk om een geldig e-mailadres op het aanvraagformulier te vermelden voor de notificatie.
   • Het NIE-nummer zelf is persoonlijk, uniek en exclusief, en blijft gedurende het hele leven van de persoon hetzelfde; het verloopt niet.

Het doorlopen van het proces om een NIE in Spanje te verkrijgen is een belangrijke stap voor iedereen die in het land wil wonen, werken of andere belangrijke activiteiten wil uitvoeren. Hoewel de hoofdzaken doorgaans hetzelfde zijn voor zowel EU- als niet-EU-burgers, is het essentieel om de specifieke vereisten voor jouw nationaliteit en situatie goed te begrijpen. Door je documenten zorgvuldig voor te bereiden en afspraken ruim van tevoren te plannen, zorg je voor een soepelere aanvraagprocedure. Wil je meer weten over de verschillende soorten administratieve documenten? Dan is ons artikel Wat is het verschil tussen Residencia, het padrón, het NIE en de TIE.