Wat is een nota simple in Spanje?

Als u bent begonnen met onderzoek naar hoe vastgoedtransacties in Spanje verlopen, bent u de term nota simple vrijwel zeker al tegengekomen. Het is een van de eerste documenten die iedere koper, advocaat of bank noemt. In deze gids beantwoorden we de vragen die mensen het vaakst stellen: wat het is, wie er een kan aanvragen, wat het precies bevat, hoe u het leest en wat het kost.

Wat is de nota simple?

De nota simple is een officieel informatief uittreksel uit het Spaanse Registro de la Propiedad (landregister). Het vat de belangrijkste juridische feiten samen over één specifiek, geregistreerd vastgoedobject: wie de eigenaar is, hoe het pand fysiek is omschreven, en welke schulden, hypotheken of andere lasten erop zijn ingeschreven.

Het is belangrijk om te begrijpen wat de nota simple niet is. Het heeft een puur informatief karakter en heeft geen juridische bewijskracht in een rechtbank. Daarvoor is een ander document nodig, de certificación registral. In de praktijk is de nota simple echter wat vrijwel iedereen dagelijks gebruikt. Het is sneller en goedkoper, en het geeft kopers, advocaten en banken doorgaans alles wat zij nodig hebben om een woning te beoordelen voordat een transactie plaatsvindt.

Waarvoor wordt de nota simple gebruikt?

• Controleren of de verkoper van een woning de echte, wettelijk geregistreerde eigenaar is
• Nagaan of het pand hypotheken, schulden, beslagleggingen of andere lasten kent die op een nieuwe eigenaar kunnen overgaan
• Verifiëren of de geregistreerde beschrijving overeenkomt met wat u daadwerkelijk koopt, zoals oppervlakte, grenzen en geregistreerd gebruik
• Voldoen aan de eis van een bank als onderdeel van de hypotheekwaardering

Wie kan een nota simple aanvragen?

Volgens de Spaanse wet kan iedereen met een interés legítimo (gerechtvaardigd belang) in een woning de nota simple opvragen. In de praktijk wordt dit ruim geïnterpreteerd en vormt het zelden een belemmering. Het landregister vraagt de aanvrager doorgaans niet in detail om aan te tonen welk belang hij heeft. Typische aanvragers zijn:

• Potentiële kopers die een woning onderzoeken voordat zij een bod uitbrengen
• De huidige eigenaar, die de eigen geregistreerde gegevens controleert
• Advocaten en gestores die namens een cliënt due diligence uitvoeren
• Banken en hypotheekbeoordelaars, als standaardonderdeel van het kredietproces
• Makelaars, bij de voorbereiding van de verkoop van een woning

U hoeft geen eigenaar te zijn en zelfs niet in Spanje te verblijven om een nota simple op te vragen. Juist daardoor is het zo'n nuttig hulpmiddel in een vroeg stadium van uw onderzoek. U kunt de juridische status van een woning controleren voordat u reist, de woning bezichtigt of een bod doet.

Hoe vraagt u een nota simple aan?

Er zijn drie hoofdmanieren om er een aan te vragen:

• Online, via de officiële website van Registradores de España. Daar kunt u het document ook in het Engels of in een andere officiële taal van Spanje aanvragen.
• Persoonlijk, bij het specifieke kantoor van het landregister dat het gebied van de woning bestrijkt.
• Via een advocaat of gestor: de meeste kopers laten de nota simple door hun advocaat of gestor opvragen als onderdeel van het standaard due diligence-onderzoek. Daarvoor betaalt u doorgaans een bescheiden extra vergoeding bovenop de registratiekosten.

Om een nota simple aan te vragen, hebt u meestal minstens één van de volgende gegevens nodig: de CRU/IDUFIR (unieke registratiecode), de registergegevens (provincie, gemeente, registerkantoor en het perceel- of finca-nummer), of de volledige naam en het NIF/NIE van de eigenaar. Als u geen van deze gegevens hebt, kan de woning vaak alsnog worden gevonden aan de hand van het adres via de Registradores geoportal. Dat is een kaarttool waarmee u aan de hand van de locatie de registergegevens van een woning kunt achterhalen.

Welke informatie bevat een nota simple?

Een nota simple is opgebouwd uit afzonderlijke delen, die elk een ander aspect van de juridische status van de woning behandelen.

Identificatie van het pand

De registergegevens (finca-nummer, volume, folio en de unieke CRU/IDUFIR-code), de geregistreerde omschrijving van de woning (adres, oppervlakte en type) en, indien beschikbaar, de kadastrale referentie.

Eigendom (titularidad)

De volledige juridische naam en het NIF/NIE van de geregistreerde eigenaar of eigenaars. Zijn er meerdere eigenaars, dan staat ook vermeld welk percentage elk van hen bezit. Dit gedeelte laat ook zien hoe de huidige eigenaar het pand heeft verkregen, door aankoop, erfenis of schenking, en wanneer.

Lasten en beperkingen (cargas)

Alle hypotheken die op het pand zijn ingeschreven, met de naam van de geldverstrekker en de openstaande looptijd. Ook beslagleggingen of gerechtelijke inbeslagnames, erfdienstbaarheden (servidumbres) zoals rechten van doorgang of gedeeld gebruik van een toegangsweg, en eventuele ontbindende voorwaarden of voorkooprechten die een toekomstige verkoop kunnen beïnvloeden.

Overige statusinformatie

Officiële overheidsrichtlijnen bevestigen dat de nota simple ook vermeldt of de bijdragen aan de gemeenschap van eigenaars en de IBI (onroerendgoedbelasting) voor de woning actueel zijn. Daarnaast vermeldt het of het pand is ingeschreven als gesubsidieerde sociale woning (VPO) met doorverkoopbeperkingen, en of de inschrijving in het register correct is afgestemd op de Catastro (het afzonderlijke kadaster en belastingregister). Verschillen tussen de twee komen veel voor en het is verstandig die aan een advocaat voor te leggen als u ze aantreft.

Voorlopige aantekeningen en historische gegevens

Lopende juridische geschillen of vorderingen die de woning raken, worden hier vermeld, samen met een overzicht van eerdere eigendomsoverdrachten. Dat is nuttige achtergrondinformatie bij het beoordelen van de geschiedenis van een woning.

Hoe ziet een nota simple eruit?

Om de bovenstaande structuur concreter te maken, volgt hier een illustratief voorbeeld van de werkelijke opmaak die Registradores de España publiceert. Alle gegevens zijn fictief; er worden geen echte namen, woningen of referentienummers gebruikt.

Let op een paar zaken in dit voorbeeld. In het gedeelte over eigendom (titularidades) staan twee mede-eigenaars, met een aandeel van respectievelijk 65% en 35%, die beiden hun aandeel door aankoop (compraventa) hebben verkregen. In het gedeelte over lasten (cargas) staat geen hypotheek. Wel staan er twee standaardverwijzingen naar de statuten van de eigenaarsvereniging van het gebouw (Estatutos de la Comunidad de Propietarios). Die komen op vrijwel elke nota simple van een appartement voor en zijn geen reden tot zorg. Verder staat er een routinematige kennisgeving van fiscale aanhechting (afección fiscal). Die geldt automatisch vijf jaar na elke aankoop en heeft betrekking op de overdrachtsbelasting en de zegelbelasting.

Niet elke nota simple ziet er hetzelfde uit. Sommige vermelden een lopende hypotheek in het gedeelte over lasten, andere niet. De precieze vermeldingen hangen altijd af van de geschiedenis van de betreffende woning. Daarom is het zo belangrijk om het gedeelte over lasten zorgvuldig te lezen. Een hypotheekvermelding moet vóór de afronding worden geregeld, terwijl statuten van de eigenaarsvereniging en standaard belastingkennisgevingen doorgaans geen probleem vormen.

Hoe leest u een nota simple?

Zodra u het document hebt, zijn er een paar controles die het meeste gewicht hebben:

• Controleer of de naam van de verkoper exact overeenkomt met de geregistreerde eigenaar in het gedeelte over eigendom.
• Bekijk het gedeelte over lasten zorgvuldig op hypotheken, beslagleggingen of andere lasten. Die kunnen op een nieuwe eigenaar overgaan als ze niet vóór de afronding zijn opgelost.
• Vergelijk de geregistreerde oppervlakte en omschrijving met wat u daadwerkelijk te zien krijgt. Niet-geregistreerde uitbreidingen en afwijkingen komen in Spanje veel voor.
• Let op erfdienstbaarheden, die kunnen beperken wat u met de woning mag doen, ook nadat u eigenaar bent geworden.
• Controleer de datum waarop de nota simple is afgegeven. Vraag een recent exemplaar aan, want de status van een woning kan veranderen en banken accepteren geen exemplaar dat ouder is dan drie maanden.

Het document gebruikt in de hele tekst standaard Spaanse juridische en registertermen. Die zijn compact geformuleerd en lastig te doorgronden, ook voor wie vloeiend Spaans spreekt. Dat is een van de belangrijkste redenen waarom kopers werken met een onafhankelijke advocaat en het document niet zelf interpreteren. Een advocaat leest het niet alleen, maar begrijpt ook wat eventuele signalen betekenen voor uw specifieke aankoop.

Wat te doen als de nota simple een probleem toont

Iets zorgwekkends in het gedeelte over lasten is niet per se een reden om af te haken, maar het bepaalt wel wat er daarna gebeurt.

• Een lopende hypotheek: dit komt vaak voor en is beheersbaar. Uw advocaat kan het openstaande bedrag bevestigen en regelen dat het bij de afronding uit de verkoopopbrengst wordt afbetaald, zodat het niet op u overgaat.
• Een beslag of gerechtelijke inbeslagname: dit is ernstiger en vraagt om extra aandacht. Het betekent dat een schuld of rechterlijke uitspraak aan het pand zelf is gekoppeld. Laat uw advocaat nagaan of dit realistisch vóór de afronding kan worden opgelost, en beschouw het als een echte reden om af te remmen.
• Een naamsverschil: als de verkoper niet de eigenaar is die in het register staat, stop dan meteen en vraag waarom. Dit kan volledig verklaarbaar zijn, bijvoorbeeld een recente erfenis die nog niet is bijgewerkt, maar het moet worden opgelost en aangetoond voordat u verder gaat.
• Een erfdienstbaarheid of beperking waarover u niet bent geïnformeerd: vraag specifiek hoe deze uw beoogde gebruik van de woning beïnvloedt, want sommige zijn gering en andere niet.

Wat u ook aantreft, pak het aan voordat u het contrato de arras ondertekent, het Spaanse voorcontract met aanbetaling, en niet pas daarna. Na ondertekening is terugtreden financieel kostbaar. Elk probleem dat de nota simple aan het licht brengt, moet daarom zijn opgelost, of op zijn minst schriftelijk duidelijk zijn besproken, voordat u dat stadium bereikt.

Hoeveel kost een nota simple?

Het officiële tarief, vastgesteld door het landregister, bedraagt momenteel € 9,02 plus btw voor een standaardaanvraag. Als u het document in het Engels wilt laten vertalen, kost dat doorgaans nog eens € 30 plus btw. Als een advocaat of gestor het namens u aanvraagt, reken dan op een bescheiden administratievergoeding bovenop de officiële kosten. Dat is standaardpraktijk en weerspiegelt de tijd die is besteed aan het beoordelen van het document, niet alleen aan het ophalen ervan.

Eenmaal aangevraagd, wordt het document doorgaans binnen 24 tot 48 uur afgegeven en per e-mail geleverd als downloadbare link.

Nota simple-controles bij woningen op plan

Als u een woning koopt die nog niet is gebouwd, zijn de controles uitgebreider, omdat er nog geen afgewerkt pand is om te beschrijven. Overheidsrichtlijnen raden aan om via het landregister te controleren of de ontwikkelaar juridisch bestaat en correct is ingeschreven, of het perceel waarop wordt gebouwd op naam van de ontwikkelaar staat, en of de gemeente de bouw heeft goedgekeurd met een geldige vergunning. Zodra het pand klaar is, moet een volledig geregistreerde nieuwbouwinschrijving ook bevestigen dat de verplichte bouwdefectenverzekering is afgesloten en dat het technische dossier van het gebouw (libro del edificio) is ingediend.

Waarom u een nota simple nodig hebt

Kort samengevat: de nota simple is de meest directe manier om te bevestigen dat een woning is wat zij lijkt te zijn, voordat u geld uitgeeft aan de aankoop. Het beschermt u tegen de meest voorkomende en kostbare risico's bij een aankoop in Spanje: kopen van iemand die niet de wettelijke eigenaar is, of het erven van schulden die aan de woning zijn verbonden. Voor het volledige beeld van het registreren van uw eigen aankoop zodra die is afgerond, behandelt onze gids over hoe en waarom u een woning registreert in het landregister de volgende stap. Onze gids over de 10 documenten die u van de verkoper moet opvragen plaatst de nota simple in de context van alles wat u verder nog moet controleren voordat u koopt.